Voice over Internet Protocol is een communicatietechnologie die gebruikers in staat stelt gesprekken over het internet te voeren en te ontvangen. Eenvoudig gezegd werkt het door geluid om te zetten in digitale pakketjes informatie, zodat het via breedband internet kan worden doorgegeven. Met VoIP zijn gesprekken overal mogelijk zolang er internet beschikbaar is.

Door velen internet telefonie genoemd, is VoIP de laatste jaren een veel gebruikte technologie geworden, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven in de Benelux. In dit artikel bekijken we enkele van de belangrijkste voordelen van hosted VoIP technologie.

Het is gemakkelijk op te zetten, te beheren en te onderhouden

Traditionele telefoonlijnen kunnen moeilijk zijn op te zetten en te onderhouden, om nog maar te zwijgen van het notoir hoge prijskaartje dat eraan hangt. VoIP daarentegen is relatief eenvoudig te installeren, te configureren en te onderhouden – zelfs voor mensen die niet bepaald technisch aangelegd zijn.

Er zijn VoIP software oplossingen en web browser opties die het beheer van het systeem veel gemakkelijker kunnen maken, vooral bij het toevoegen van nieuwe gebruikers. Web portalen maken ook het toevoegen, verplaatsen en veranderen van systeemconfiguraties eenvoudiger en handiger. Je vindt onze aanbeveling van de beste en gemakkelijkste VoIP aanbieders hier.

Het verhoogt de flexibiliteit en mobiliteit van gebruikers

VoIP technologie stelt gebruikers in staat een grote verscheidenheid aan softwaresystemen te integreren, zoals vergaderen op afstand, bestanden delen en e-mail, wat grote troeven kan zijn omdat het de flexibiliteit van je gebruikers vergroot.

Het is gemakkelijk in te zien hoe dit soort flexibiliteit en mobiliteit een enorm voordeel biedt aan gebruikers die altijd onderweg zijn, vooral bedrijfspersoneel dat vaak reist. En omdat interlokale gesprekken via VoIP relatief goedkoper zijn dan traditionele gesprekken via de vaste of mobiele telefoon, is het ook een grote geldbespaarder.

Het kan de bedrijfsuitgaven beperken

Het opzetten van traditionele lijnen binnen een bedrijf kan een kostbare zaak zijn. Het opzetten en beheren van een VoIP telefooncentrale, daarentegen, is verhoudingsgewijs goedkoper. Hier is een lijst van budgetvriendelijke VoIP alternatieven voor Skype.

Bovendien zijn gesprekken tussen twee of meer PC’s – over het internet – meestal gratis. Dit betekent dat communicatie tussen verschillende collega’s en afdelingen het bedrijf geen geld kost, zolang het maar via je VoIP dienst gebeurt. Gesprekken van PC naar vaste lijn kunnen echter wel kosten met zich meebrengen, maar de tarieven zijn beduidend lager dan die voor traditionele mobiele telefoons of vaste lijnen.

Het kan geschaald worden om aan de vraag te voldoen

Het is niet eenvoudig te bepalen hoeveel telefoonlijnen je nodig zult hebben, zeker niet als je als bedrijf nog aan het groeien bent. Als je meer personeel krijgt, meer kantoren, of nieuwe afdelingen creëert, moet je er voortdurend voor zorgen dat je communicatiesysteem bij de tijd is.

Een VoIP oplossing vraagt geen extra uitgaven, of je nu gebruikers toevoegt of verwijdert. Met dit systeem kun je een nieuwe lijn toevoegen zodra je een nieuw personeelslid toevoegt. En als een medewerker vertrekt of overgeplaatst wordt, kun je de bestaande lijn even gemakkelijk opnieuw toewijzen of helemaal verwijderen. Je kunt het VoIP systeem gemakkelijk en gemakkelijk opschalen naar je behoeften.

Het kan kmo’s in staat stellen met grotere bedrijven te concurreren

Er zijn heel wat dingen die een bedrijf moet doen om effectief te kunnen concurreren met grotere, meer gevestigde organisaties. En een efficiënte en kosteneffectieve communicatieoplossing hebben is er daar één van.

VoIP biedt een functionaliteit die gebruikers in staat stelt interne en externe communicatie op een meer kosteneffectieve en praktische manier te beheren. KMO’s zullen met potentiële klanten kunnen communiceren tegen weinig of geen financiële kosten, met partners en klanten over lange afstanden kunnen praten, en met bedrijven op internationaal niveau kunnen concurreren.

Het helpt de productiviteit van het personeel te verhogen

VoIP technologie kan de productiviteit van iedereen in je organisatie helpen verhogen, van leidinggevenden tot directeuren. Je VoIP systeem zal gebruikers de mogelijkheid bieden virtuele vergaderingen te organiseren, internationale telefonische conferenties te houden tegen zeer geringe kosten, belangrijke bedrijfsdocumenten bij te voegen en belangrijke gegevens te delen via videoconferenties.  

De laatste jaren is de VoIP technologie sterk vooruitgegaan – vooral wat betreft de helderheid van de stem, zodat ze vrijwel niet meer te onderscheiden is van meer traditionele telefoongesprekken. De vroegere versies van VoIP produceerden vaak vervormde telefoongesprekken, wegvallende gesprekken, en achterblijvende transmissies. Dit is echter niet langer het geval. Daarom is VoIP aantrekkelijker geworden voor KMO’s en organisaties over de hele wereld.

Het heeft een grote verscheidenheid aan gespreksfuncties

Er zijn een groot aantal gespreksfuncties die gebruikers van traditionele telefoonlijnen gewend zijn. Diezelfde functies zijn ook beschikbaar met gehoste Voice over Internet Protocol systemen, waaronder doorverbinden, wachtrij, doorschakelen, telefoonmenu’s, vergadergesprek, en meer.

Natuurlijk moet je bedrijf nog steeds de juiste hosted VoIP centrale dienst vinden om de functies en mogelijkheden te krijgen die je organisatie nodig heeft. Het komt er echter op neer dat je niets opoffert, in termen van moderne gespreksmogelijkheden, als je voor een hosted VoIP functie kiest.