Een kantoor goed inrichten begint niet bij de keuze van bureaus, stoelen of kleuren. Eerst moet duidelijk zijn hoe mensen de ruimte gebruiken.

Sommige medewerkers hebben lange periodes van concentratie nodig. Andere collega’s overleggen vaak of werken geregeld samen aan projecten. Er zijn ook momenten waarop klanten langskomen, teams vergaderen of mensen even apart willen zitten voor een telefoongesprek.

Een goede indeling houdt rekening met die verschillende manieren van werken.

Kijk eerst naar wat er op een gewone werkdag gebeurt

Voor je een kantoor opnieuw indeelt is het nuttig om een paar dagen goed te kijken naar het dagelijkse gebruik.

Waar ontstaan gesprekken? Welke vergaderruimtes zijn vaak bezet? Zijn er bureaus die bijna nooit gebruikt worden? Moeten mensen regelmatig een vrije plek zoeken om rustig te bellen?

Dat soort informatie vertelt veel meer dan alleen het aantal medewerkers tellen.

Vraag ook aan het team waar ze tegenaan lopen. Misschien is er voldoende plaats maar ontbreekt er rust. Misschien staan overlegplekken net te ver van de mensen die ze vaak gebruiken.

Voorzie plekken voor geconcentreerd werk

Niet elke taak lukt goed in een open ruimte.

Wie een rapport schrijft, cijfers controleert of een ingewikkeld dossier uitwerkt heeft vaak baat bij minder afleiding. Dat betekent niet dat iedereen een eigen kantoor nodig heeft.

Je kan ook werken met rustige zones waar gesprekken beperkt worden. Kleine afgesloten ruimtes kunnen handig zijn voor taken die extra concentratie vragen.

Belangrijk is dat medewerkers weten waarvoor elke zone bedoeld is. Een stille werkplek heeft weinig waarde wanneer er voortdurend overleg plaatsvindt.

Maak samenwerken eenvoudig

Teams moeten ook gemakkelijk informatie kunnen uitwisselen.

Daarvoor heb je niet altijd een klassieke vergaderzaal nodig. Een tafel voor een kort overleg of een kleine plek waar twee collega’s samen naar een scherm kunnen kijken kan al voldoende zijn.

Zet zulke zones op plaatsen waar gesprekken andere medewerkers zo weinig mogelijk storen.

Denk ook na over wie vaak samenwerkt. Wanneer twee teams dagelijks contact hebben is het weinig logisch om ze aan tegenovergestelde kanten van het kantoor te plaatsen.

Laat de indeling aansluiten op het werk

Bij een grotere herinrichting wordt het interessant om niet alleen naar meubels te kijken maar naar het volledige gebruik van de ruimte.

Een professionele kantoorinrichting voor bedrijven kan bijvoorbeeld vertrekken vanuit werkzones, looproutes, overlegplekken en de taken die medewerkers uitvoeren. Zo wordt de indeling bepaald door wat er op een werkdag moet gebeuren en niet alleen door wat er visueel mooi uitziet.

Dat uitgangspunt kan ook helpen wanneer een bestaand kantoor niet volledig wordt vernieuwd. Soms zijn enkele gerichte aanpassingen al voldoende om de ruimte logischer te gebruiken.

Denk goed na over vergaderruimtes

Een grote vergadertafel is niet voor elk overleg nodig.

Kijk daarom naar het soort vergaderingen dat binnen het bedrijf plaatsvindt. Een kort gesprek met drie personen vraagt iets anders dan een teammeeting met vijftien collega’s.

Met verschillende formaten voorkom je dat twee medewerkers een grote vergaderzaal bezetten voor een gesprek van twintig minuten.

Hou ook rekening met online vergaderingen. Goede akoestiek en voldoende privacy maken daarbij een duidelijk verschil.

Vergeet de looproutes niet

Mensen bewegen de hele dag door het kantoor.

Ze gaan naar een collega, halen koffie, printen documenten of lopen naar een vergaderruimte. Wanneer die routes telkens door rustige werkzones lopen ontstaat vanzelf meer afleiding.

Bekijk daarom hoe mensen zich door het gebouw verplaatsen.

Plaats druk gebruikte voorzieningen waar mogelijk op een logische plek. Een koffiehoek vlak naast medewerkers die veel concentratiewerk doen is bijvoorbeeld niet altijd handig.

Een goede indeling zorgt ervoor dat beweging mogelijk blijft zonder dat iedereen elkaar voortdurend stoort.

Voorzie ruimte voor korte pauzes

Een werkplek hoeft niet alleen uit zones voor taken en vergaderingen te bestaan.

Ook een plaats waar mensen even kunnen zitten zonder achter een computer te blijven is nuttig. Daar ontstaan vaak informele gesprekken die anders tijdens het werk plaatsvinden.

Zo’n plek hoeft niet groot te zijn. Belangrijker is dat ze duidelijk losstaat van de zones waar mensen geconcentreerd werken.

Hou rekening met verandering

Teams blijven niet altijd hetzelfde.

Er komen medewerkers bij, functies veranderen en thuiswerk kan invloed hebben op hoeveel mensen tegelijk aanwezig zijn.

Maak een kantoor daarom niet zo vast dat iedere verandering meteen een nieuwe verbouwing vraagt.

Meubels die verplaatst kunnen worden en ruimtes die voor verschillende soorten overleg bruikbaar zijn geven meer vrijheid.

Dat betekent niet dat alles flexibel moet zijn. Sommige zones werken net beter wanneer hun functie duidelijk vastligt.

Vertrek van de manier waarop mensen werken

Een goed ingericht kantoor hoeft niet de nieuwste trends te volgen.

Het moet vooral passen bij de mensen die er dagelijks werken.

Kijk daarom naar concentratie, overleg, samenwerking, vergaderingen en beweging voordat je beslist waar bureaus en andere meubels komen te staan.

Wanneer de indeling aansluit bij het dagelijkse werk wordt het kantoor niet alleen netter opgebouwd. Het wordt vooral een plek waar mensen gemakkelijker kunnen doen waarvoor ze er zijn.