Vanwege de corona maatregelen maken we massaal gebruik van online vergaderingen. In het begin was het voor de meeste bedrijven onwennig. Echter zijn er inmiddels steeds meer bedrijven gewend aan deze manier van vergaderen en beginnen ze de voordelen ervan zelf te ervaren. De verwachting is dan ook dat er veel bedrijven zijn die ervoor kiezen om online vergaderingen te blijven gebruiken, ook na de corona maatregelen. In dit artikel bespreek ik de voordelen van vergaderen op afstand.

Het bespaart een hoop tijd

In vergelijking met een fysieke vergadering die we gewend zijn, scheelt een online vergadering veel tijd. Het scheelt met name een hoop reistijd. Denk maar eens terug aan de dagen dat je in de file stond of de trein vertraging had onderweg naar een afspraak. Dit koste een hoop tijd die je ook kon besteden aan andere werkzaamheden. Zo zie je maar weer tijd kost geld.  

Het bespaart kosten

Een fysieke vergadering brengt een hoop kosten met zich mee. Zo moet er een zaal geregeld worden en de juiste apparatuur moet aangeschaft worden. Wanneer je een interne vergadering hebt, zal dit niet zoveel geld schelen. Alleen als je een vergadering organiseert met mensen uit het buitenland, zullen de kosten hoog uitvallen. Dit komt simpelweg om het feit dat iedereen naar de locatie moet reizen per auto of vliegtuig. Een online vergadering zorgt ervoor dat iedereen vanuit hun eigen locatie deelneemt, waardoor er een hoop reiskosten worden bespaart.

Handig voor korte vergaderingen

Een vergadering organiseren kost een hoop regelwerk en tijd. Hierdoor wordt er vaak pas een vergadering ingepland als er meerdere zaken besproken moet worden. Wanneer je gebruik maakt van online vergaderen, is het makkelijker om een afspraak in te plannen. Vooral als je maar een paar bespreekpunten hebt. Daarnaast helpen korte vergaderingen om de aandacht te behouden bij de betrokkenen. Wanneer je al ruim een uur aan het vergaderen bent, is de kans groot dat je aandacht minder wordt. 

Makkelijk om documenten te delen

De online vergader tools, zoals Zoom en Microsoft Teams, zijn zo ontwikkelt dat het makkelijk is om documenten te delen met anderen. Vaak met een of twee klikken is het mogelijk om jouw scherm te delen met iedereen die deelneemt aan de vergadering. Zo is het mogelijk om gelijk te beginnen met de vergadering zonder eventuele problemen, zoals het niet kunnen openen van een presentatie.