Lijken de vergaderingen op werk ook zolang te duren? Vergaderingen waar iedereen maar zijn zegje wil doen, waardoor vergaderingen uren duren terwijl de informatie in een half uur besproken had kunnen worden. Wellicht herken je dit en zou jij graag zien dat de vergaderingen effectief worden ingezet met een duidelijk verloop. Met deze tips zet jij tijdrovende vergadering om in effectieve vergaderingen. Stop met het verspillen van tijd, want tijd is geld. 

Welk doel heeft de vergadering

Om de vergadering zo effectief mogelijk te laten verlopen is het van belang dat iedereen weet wat het doel is. Het doel biedt namelijk een kader waarbinnen je kunt werken als organisator en geeft een vooraf duidelijk beeld van de vergadering aan de deelnemers. De uitgenodigde deelnemers weten bij het zien van het doel, of de vergadering relevant is voor hen. 

De meest voorkomende soorten vergaderingen bestaan uit drie soorten: De beslissingsvergadering, mededeling vergadering en de brainstorm vergadering. Elk soort vergadering heeft zijn eigen essentie. Stuur met elke vergadering het doel mee en een werknemer kan voor zichzelf beslissen of het nuttig is dat hij/zij de vergadering bijwoont. 

Voorbereiding

De juiste voorbereiding zorgt ervoor dat alle deelnemers weten waarin zij terecht komen. In het punt hiervoor gaf ik al dat het belangrijk is aan te geven wat voor soort vergadering het is. Daarnaast is het handig de belangrijkste agendapunten zijn doorgegeven aan de deelnemers, zodat zij zich goed kunnen voorbereiden.

Werk met een voorzitter

Om een vergadering in de juiste banen te leiden en effectief te laten verlopen is het belangrijk dat er gewerkt wordt met een voorzitter. De voorzitter zorgt ervoor de agendapunten worden gevolgd, leidt de discussies, houdt de tijd in de gaten en stuurt de groep richting besluitvorming. De voorzitter luistert goed naar wat er wel en niet gezegd wordt. Tijdens de discussies zorgt de voorzitter ervoor dat iedereen betrokken is en effectief communiceert volgens de eerder afgesproken richtlijnen. 

Vastleggen van gemaakte afspraken

Om een vergadering een goed gevolg te geven is het van belang om de gemaakte afspraken te laten vastleggen. Hiervoor zit er een notulist aan tafel, deze persoon noteert alle afspraken en stuurt na afloop van de vergadering een samenvatting naar de deelnemers.